Techem, einer der führenden Serviceanbieter für smarte und nachhaltige Gebäude, hat mit seinen Datenexpert*innen ein leistungsstarkes Kundenportal geschaffen, das auf die digitalen Ansprüche der Hausverwaltungen und Bewohner*innen ausgerichtet ist und neue Maßstäbe in der europäischen Immobilienwirtschaft setzt. Avon Immobilien, ein Kunde, der bei der Implementierung mitgewirkt hat, zeigt, wie die Prozesse die tägliche Praxis vereinfachen. Fazit: Mit dem digitalen Kundenportal sparen Hausverwaltungen und Wohnungsnutzer*innen Zeit, Kosten und Energie.
Techem betreut mehr als eine halbe Million Wohnungen in Österreich und feilt als Vorreiter der Branche laufend an der Optimierung seiner digitalen Dienstleistungen. Das Unternehmen mit Sitz in Innsbruck, hatte bereits 2022 eine erste Version des Kundenportals auf die Beine gestellt. Die auf Transparenz und Übersicht aller Daten und Verbräuche abzielende Plattform, war ursprünglich nur für den österreichischen Markt gedacht und auf wichtigste Kernfunktionen, wie die Einsicht in Abrechnungsdokumente, begrenzt. „Es war weder flexibel noch responsive, erfüllte jedoch die Mindestanforderung des Gesetzgebers“, beschreibt Jonathan Prokop, Head of International IT Development & Innovations bei Techem, und zuständig für die Implementierung des Kundenportals 2.0, die Eigenschaften des Vorläufers.
Die Aufgabe
Eine EED-konforme Darstellung (Europäischen Energieeffizienz-Richtlinie) von Verbrauchsinformationen, so dass Hausverwaltungen, Eigentümer*innen und Mieter*innen den aktuellen Energieverbrauch einsehen können, um Einsparpotentiale zu erkennen und umzusetzen.
Die Lösung
Der USP des neuen Kundenportals ist schnell auf den Punkt gebracht: Simpel, sicher, sparsam. Zudem stellt es Energieverbrauch, Nutzerverhalten und Energiekostenverlauf leicht verständlich dar. Auswertungen zu den Verbrauchsdaten sind per Knopfdruck als PDF oder Excel-Datei erhältlich.
Digitales Kundenportal: „Agiles Speedboat im Datenmeer“
Mit Unmengen an Daten und Werten, die gemessen, gesammelt und analysiert wurden, entstand aus technischer Sicht ein Mammutprojekt: knapp zwei Millionen Mess- und Erfassungsgeräte, die in Österreichs Gebäuden installiert sind, übermitteln per Funk ihre Verbrauchswerte. So können Zählerstände digital erfasst und eingesehen sowie Hochrechnungen und Vergleichswerte abgebildet werden.
Nach mehr als 15.000 digital übermittelten Kostenabrechnungen zeichnete sich ein umfassendes Erkenntnisbild ab und Verbesserungspotenziale konnten identifiziert werden. „Wir probieren eigentlich jeden Tag aufs Neue, Techem, Kunde und Technik zu vereinen und daraus das Optimum zu erzielen“, erläutert Jonathan Prokop. Sein Team arbeitet nach dem User First oder Design First Ansatz, der darauf basiert, Produkte und Dienstleistungen zu schaffen, die einen spürbaren Mehrwert für Kunden bieten. „In der Entwicklungsphase haben wir eine Handvoll friendly customers, dazu eingeladen sich mit ihren Vorstellungen zu einem idealen Kundenportal einzubringen. Dabei achten wir auf einen möglichst heterogenen Kund*innen-Mix, bestehend aus kleinen und großen, hoch-digitalisierten und technisch weniger affinen, damit möglichst viele Perspektiven und Nutzererlebnisse mitberücksichtigt werden können“, erklärt der IT-Experte.
Digitale Beschleunigung: Wenige Tage statt Wochen
In der Zeit vor dem Kundenportal liefen die Prozesse analog ab. Entsprechend hoch war die Fehleranfälligkeit bei der Datenübermittlung, da die Zählerstände händisch in die Formblätter eingetragen wurden. Die Abrechnungen wurden ausgedruckt und an die Hausverwaltungen per Post verschickt. Je nach Ressourcenverfügbarkeit konnte dieser Prozess vom Ablesevorgang bis zur Abrechnung ein paar Wochen in Anspruch nehmen, bis der Endkunde seine Abrechnung in Händen halten konnte. Jonathan Prokop: „Mit dem aktuellen Kundenportal sind übersichtliche und transparente Abrechnungsdokumente wesentlich schneller verfügbar. Die digitalen Vorgänge tragen zum nachhaltigen Umgang mit Wasser und Wärme bei, weil sich nun der Energiekonsum individuell steuern lässt“.
Mittlerweile hat der visionäre IT-Experte den Auftrag erhalten, das „österreichische Kundenportal“ in allen 18 Techem Märkten auszurollen, um auch die Kunden in anderen Ländern ins digitale Zeitalter zu begleiten. In Italien, Tschechien, Polen und Rumänien ist es bereits im Einsatz, Spanien und die Schweiz folgen in Kürze. „Wir werden innerhalb der Techem Gruppe wie ein Start-up behandelt und als „agiles Speedboat“ bezeichnet. Warum? Die Menschen haben gesehen, was alles möglich ist, wenn sich ein Team mit diversen Backgrounds für ein Green-Field Projekt zusammenfindet“, fasst der innovative Manager die Wahrnehmung seiner Arbeit und seinem Team auf Konzernebene zusammen.
Hilfreiche Features und jede Menge Zeitersparnis
Die Management-Oberfläche erscheint in einem optisch ansprechenderen neuen Design. Hinzu kommt die Funktion, dass ab sofort Digitale Unterschriftsprozesse (AVV) sowie die Integration von Maps & Streetview auf Objektebene möglich sind. Bei der Funktion „Kostenübermittlung“ wurde ein Template vollständig überarbeitet, fortan werden sämtliche Angaben aus dem Vorjahr direkt anzeigt, was bei der Dateneingabe eine Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent zur Folge hat. Auch das automatische Überspringen von obsoleten Schritten wie z.B. „Kein Kaltwasser“ bringt eine weitere Zeitersparnis. Noch mehr Features, die Effizienzsteigerung und Flexibilität für den Kunden bedeuten, stehen kurz vor der Freischaltung, etwa ein zentrales Notifikations- und Alarmcenter, das Nutzer*innen über wichtige Ereignisse wie hohe Verbräuche oder defekte Geräte informiert. In Kürze können Montagetermine von Hausverwaltungen, und in der Folge auch von Bewohner*innen, direkt im Portal eingesehen werden. Ein neues Feature ist die Ablesung jener Hauptzähler, die nicht per Funk abgelesen werden können, durch die Hausverwaltungen selbst. Durch dieses kostenlose Add On entfällt die Notwendigkeit eines Servicemitarbeiters und der Kunde kommt schneller zu einer Abrechnung.
Gesetzeskonform
Mit dem Techem Kundenportal bewegen sich Hausverwaltungen auf der sicheren Seite. Denn laut Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizGK) müssen in Österreich bereits seit 2022 den Bewohner*innen monatlich Informationen über deren Energieverbrauch zur Verfügung gestellt werden, sofern in den Wohnungen fernablesbare Verbrauchserfassungsgeräte installiert sind. Und ab 1. Jänner 2027 ist eine Fernablese in der Europäischen Energieeffizienz-Richtlinie (EED) verpflichtend vorgesehen.
Avon Immobilien
Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Klagenfurt und Wolfsberg, arbeitet seit 2017 mit Techem zusammen und schätzt die persönliche Betreuung und schnelle Reaktionsfähigkeit seiner Ansprechpartner. „Es gehört nicht alles digitalisiert, aber dort wo eine Digitalisierung plausibel erscheint, wie zum Beispiel bei „Smarten Zählern“ oder Abrechnungsdokumentation, sollte man dies vernünftig auch auf- und umsetzen“, so Daniel Egger, Prokurist Avon Immobilien über den Grad der Digitalisierung in der Immobilienbranche.
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit Techem bei der Entwicklung des „Kundenportals 2.0“ empfunden
Mit einem Wort: konstruktiv. Wir nutzen das Portal seit 2023, wobei es vor dem Start eine Einschulung mit Fernzugang gab. Es war eine Lernkurve, bei der wir gemeinsam unsere Prozesse optimieren konnten, beispielsweise gab es am Anfang Rundungsfehler bei der Eingabe, doch jetzt funktioniert alles sehr gut.
Was war Ihre Erwartung an das Kundenportal?
Für uns ist es wichtig, die Zahlen unserer Objekte und Liegenschaften im Überblick zu behalten und diese ohne Bedenken in Drittsysteme einzubetten. Deshalb haben wir uns dafür engagiert, eine Schnittstelle zur Hausverwaltungssoftware ITS Treuhand herzustellen, damit Daten optimal ausgetauscht und übermittelt werden. Darüber hinaus hat Techem weitere Kontrollmechanismen einbaut, um buchhalterische Abläufe gegenprüfen zu können. Ebenfalls haben wir die Idee angebracht, dass auf mehr Download-Optionen sämtlicher Auswertungen sowie auf verschiedene Filtermöglichkeiten gesetzt wird. Außerdem haben wir uns Gedanken zu einer einfacheren Bedienung gemacht und die Weiterschaltung mit TAB oder die Möglichkeit von unterschiedlichen Eingabemethoden vorgeschlagen.
Der große Vorteil: Abrechnung geht viel schneller!
Seit Jänner 2025 arbeitet die Firma Avon mit der neuen Version des Kundenportals, seitdem werden laufend Daten eingegeben. Egger: „Während es bei anderen Abrechnern bis zu vier oder gar fünf Wochen dauert, erhalten wir die Daten von Techem binnen einer Woche, das ist ein großer Vorteil und eine große Zeitersparnis. Vor allem hat man noch alles im Kopf, da man in der jeweiligen Abrechnung noch „drinnen“ ist. Unproduktive Standzeiten fallen weg, da laufend Eingaben vorgenommen werden können“. Auch kann das Unternehmen jetzt viel schneller einmelden, was gegen Ende der Abrechnungsperioden besonders wichtig ist. Dadurch wird selbst in besonders intensiven Zeiten sichergestellt, dass alle ihre Fristen einhalten. Zudem wird die Fehleranfälligkeit, etwa falsche Berechnungen durch Zahlendreher, auf ein Minimum reduziert. Herr Egger bringt es auf den Punkt: „Das Kundenportal erleichtert den Abrechnungsalltag jeder Hausverwaltung!“
Welche Funktionen sind für Sie besonders wertvoll?
„Mir gefällt ganz besonders, dass ich die fertigen Abrechnungen jederzeit herunterladen und von überall auf die Daten zugreifen kann, die in einem übersichtlichen Format dargestellt sind.“
Bildmaterial, Abdruck honorarfrei
BU1: Das Techem Kundenportal © Techem
BU2: Jonathan Prokopp © Techem
BU3: Daniel Egger © Avon Immobilien
